Prohlášení o ochraně osobních údajů

 

Organizace Charita Bohumín, IČ 66182565, se sídlem Štefánikova 957, 735 81 Bohumín - Nový Bohumín jako správce osobních údajů informuje osoby, jejichž osobní údaje zpracovává (dále jen "subjekt údajů") o způsobu a rozsahu zpracovávání osobních údajů v souladu s Obecným nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováváním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů ze dne 27. dubna 2016.

 

Ke zpracovávání osobních údajů zaměstnaců, klientů a spolupracujících fyzických osob organizací Charita Bohumín dochází v souladu s výše uvedeným Nařízením EU, tj. shromažďujeme a zpracováváme osobní údaje v souladu se zákonnými principy, zákonnými účely, v nezbytném rozsahu a po dobu nezbytně nutnou, abychom mohli naplnit účel, pro který je zpracování činěno.

 

Obecné infromace o zpracovávání osobních údajů

Základní pojmy k ochraně osobních údajů:

Zpracování osobních údaj:                                                                                                           Zpracováváním se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz či zničení. Nejedná se však o jakékoliv nakládání s osobním údajem, ale o činnost, kterou správce provádí za určitým účelem a z určitého pohledu tak činí systematicky. Nakládání s osobními údaji, které nejsou zpracováním, podléhaji ochraně podle zákona č. 89/2018 Občanského zákoníku.

Správce:                                                                                                                                                    Správcem se rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; jsou-li účely a prostředky tohoto zpracování určeny právem Unie či členského státu, může toto právo určit dotčeného správce nebo zvláštní kritéria pro jeho určení.

Osobní údaje:                                                                                                                                  Osobní údaje jsou veškeré infromace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen "subjekt údajů"); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat,  zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Zpracovatel:                                                                                                                              Zpracovatelem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.

Subjekt údajů:                                                                                                                               Subjektem údajů je žijící fyzická osoba, které se osobní údaje týkají. Subjektem údajů, který podléhá ochraně podle Nařízení EU, není právnická osoba, ani osoba zemřelá.

 

Principy zpracovávání osobních údajů v Charitě Bohumín:

Charita Bohumín zpracovává osobní údaje v souladu s principy, vyplývající z Nařízení EU a kterými jsou:

  • účelové omezení - Charita Bohumín zpracovává osobní údaje jen pro určité, výslovně vajádřené a legitimní účely.
  • minimalizace údajů - Charita Bohumín shromažďuje osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu ve vztahu k naplnění účelu, pro který jsou údaje zpracovávány.
  • přesnost a aktuálnost - Charita Bohumín přijímá veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny
  • omezené uložení - osobní údaje jsou uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány. Doba nezbytně nutná pro zpracovávání osobních údajů se může lišit podel účelu a právního základu zpracovávaného osobního údaje, a může být stanovena jak samotným správcem, tak i přímo příslušnými právními předpisy.
  • integrita a důvěrnost - osobní údaje jsou zpracovávány způsobem, který zajistí jejich náležité zabezpečení, včetně jejich ochrany pomocí možných a vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

 

Charita Bohumín zpracovává osobní údaje zejména následujících fyzických osob:

  • klientů a příjemců Charitou poskytovaných sociálních a zdravotních služeb a další pomoci, zájemců o tyto služby a pomoc a rodinných příslušníků klientů i zájemců
  • sponzorů, dárců a dalších spolupracujících osob
  • dobrovolníků a uchazečů o zaměstnání či doborovolnickou činnost, případně jejich rodinných příslušníků
  • dodavatelů a odběratelů
  • zástupců a kontaktních osob výše uvedených kategorií subjektů údajů

 

Charita Bohumín zpracovává údaje zejména v následujícím rozsahu:

  • identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, trvalý/přechodný pobyt, kontaktní adresa, telefonní číslo, emailová adresa
  • "klientské údaje": identifikační a kontaktní údaje, údaje o poptávaných službách a pomoci, o poskytnutých službách a pomoci a jejich průběhu, včetně informací o jejich soběstačnosti, nepříznivé sociální situaci, věku, rasovém i etnickém původu, zdravotním stavu, rodinné situaci; jejich finační a majetkové situaci
  • "sponzorské" údaje: identifikační údaje, údaje o výši příspěvků a darů, čísla bankovních účtů, podporované projekty
  • "dodavatelské a odběratelské" údaje: identifikační a kontatkní údaje, počet nákupů, koupený sortiment zboží, výše tržeb v souvislosti s odběratelem či dodavatelem
  • fotografie z akcí pořádaných Charitou Bohumín
  • videozáznamy i kamerového systému; o umístění kamerového sysstému je zájemce, klient, návštěvník informován informační cedulí při stupu do takového prosotru. Záznamy z kamerového systému sjou archivovány po nezbytně nutnou dobu. V případě nutnosti jsou záznamy předány orgánům činným v trestním řízení za účelem řádného objasnění skutkového stavu věci

 

Charita Bohumín zpracovává výše uvedené údaje zejména z právního titulu (a za účelem):

  • plnění zákonných povinností poskytovatele sociálních a zdravotních služeb, a u citlivých "klientskýchů údajů z titulu a za účelem poskytování sociální nebo zdravotní péče či z titulu ochrany životně důležitých zájmů subjektů údajů nebo jiných fyzických osob (předejití vzniku újmy na životě, humanitární účely)
  • plnění smluvní povinnosti - za účelem splnění smlouvy, jejichž smluvní stranou je subjekt údajů (včetně poskytování sociálních služeb) u citlivých "klientských" údajů z titulu a za účelem poskytování sociální nebo zdravotní péče či z titulu ochrany životně důležitých zájmů subjektů údajů nebo jiných fyzických osob nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy, včetně plnění povinností příjemce dotace
  • plnění zákonných povinností daňových subjektů - za účelem evidence darů, zasílání potvrzení o darech, vedení účetnictví
  • oprávněních zájmů Charity Bohumín - za účelem vedení interní statistiky dárců, propagace činnosti Charity Bohumín a zajišťování fundrasingu (včetně adresného informování dárců o dalších možnostech podpory a pořádaných akcích), za účelem ochrany majetku a osob v prostorách Charity Bohumín (např. kamerový systém); obhajoby právních nároků charity, používání reportážních fotografií klientů a darců za účelem propagace činnosti Charity Bohumín
  • souhlasu subjektu údajů se zpracováním - v některých případech u používání fotografií klentů a dárců za účelem propagace činnosti Charity Bohumín, vedení zájemců o službu

 

Informace pro zájemce a klienty našich sociálních služeb

(Charitní dům pokojného stáří sv. Františka - Domov pro seniory, odlehčovací služby, Občanská poradna v Bohumíně, Nízkoprahové denní centrum pro osoby bez přístřeší, Noclehárna sv. Martina, Půjčovna kompenzačních pomůcek) 

Náplní našich sociálních služeb je poskytování sociální péče. Abychom vám mohli služby řádně poskytnout, je třeba znát celou řadu Vašich osobních údajů, z nichž některé z nich jsou považovány za citlivé údaje.

Z tohoto důvodu bychom Vás rádi ubezpečili, že všechny osoby, které mohou mít přístup k Vašim údajům, pečlivě vybíráme a naši zaměstnanci jsou vázáni přísnou mlčenlivostí přímo ze zákona. Povinnost mlčenlivosti je také sjednána s našimi smluvními partnery a zpracovateli, kteří se také mohou dostat do kontaktu s osobními údaji.

Jaké osobní údaje zpracováváme

Charita Bohumín získává osobní údaje subjektů údajů zejména od nich samotných. Dále můžeme získávat osobní údaje od Vašich přébuzných, Vašich zástupců, z veřejně dostupných registrů a evidencí, od orgánů státní správy nebo na základě zvláštních právních předpisů.

Jedná se o maximální možnou mložinu údajů, které o Vás jako o klientovi můžeme zpracovávat. Ve všechny sociální služby vyžadují níže uvedené osobní údaje. Charita bohumín poskytuje služby i anonymním způsobem resp. jsou osobní údaje klientů a zájemců v tomto případě pseudonymizovány.

  • indentifikační a kontaktní údaje klienta, zájemce či jejich zástupce: jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, trvalý pobyt, kontaktní adresa, telefonní číslo, emailová adresa, podpis
  • "klientské" údaje: identifikační a kontaktní údaje, údaje o poptávaných službách a pomoci, o poskytovaných službách a pomoci a jejich průběhu, včetně informací o jejich soběstačnosti, nepříznivé sociální situaci, věku, zdravotním stavu, rpodinné situaci; jejich finační a majetkové situaci

Z jakého důvodu Vaše osobní údaje zpracováváme:

Účelem zpracování Vašicho osobních údajů je zajištění poskytování sociálních služeb a vedení dokumentace o poskytované službě. Právním titulem tohoto zpracování je pak zásadně právě poskytování sociální služby a to na základě smlouvy o poskytování sociální služby, a dále na základě plnění zákonných povinností, které jsou na nás jako na poskytovatele sociálních služeb kladeny. Zároveň v některých případech můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje z důvodu našeho oprávněného zájmu. Část údajů také zpracováváme pro plnění právních povinností v souvislosti s řádným vedením účetnictví, pokud se jedná o placení sociální služby.

V některých případech však můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat pouze na základě Vašeho dobrovolně uděleného souhlasu. V takovém případě jsme povinni Vám zcela jasně říci, proč žádáme Váš souhlas, tento souhlas nesmí být a nebude vynucován a vždy máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

Komu Vaše osobní údaje můžeme předat:

Vaše osobní údaje spravujeme uvnitř organizace, přičemž třetím osobám je předáváme zásadně s Vaším souhlasem.

Obecně mohou v rámci naší organizace Vaše osobní údaje být zpřístupněny supervizorům, auditorům a inspektorům z důvodu posouzení odbornosti pracovníka, hodnocení a kontroly kvality poskytované služby a spokojenosti klientů.

V některých případech jsme však nuceni předat Vaše osobní údaje dalším příjemcům i bez Vašeho souhlasu třetím osobám. činíme tak však zejména v případech plnění našich právních povinností a vůči subjektům, kterým jsme povinni poskytnout součinnost. Zejména tak může dojít k předání Vašich osobních údajů orgánům veřejné moci, kterým byla zákonem svěřena pravomoc tyto Vaše osobní údaje vyžadovat.

V určitých případech může dojít k předání Vašich osobních údajů také z důvodu plnění smlouvních povinností. jedná se zejména o plnění smlouvních podmínek vůči našim donátorům, kteří jsou zároveň orgánem veřejné moci.

Charita Bohumín Vás také informuje o tom, že osobní údaje mohou být zpracovávány externími zpracovateli také mimo Charitu Bohumín, a to na základě zpracovatelských smluv, tzn. s garancemi organizačně - technického zabezpečení těchto dat a s vymezením účelu zpracování, přičemž zpracovatelé nesmí použít údaje k jiným účelům.

V rámci organizace Charita Bohumín pak mohou z hlediska naplňování účelů a právních základů k Vašim osobním údajům shromažďovat, zpracovávat či k osobním údajům přistupovat pověření zaměstnanci Charity bohumín, pokud je to nezbxtné k plnění jeich pracovních povinností.

Charita Bohumín a její zaměstnanci jako správce je povinna pro tyto případy jednat tak, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jako i k jinému zneužití osobních údajů. Zároveň maji zaměstnanci Charity bohumín povinnost zachovávat mlčenlivost o osobních údajích.

Zaručujeme Vám, že Vaše osobní údaje nebudou z naší strany žádným způsobem zneužívány ani prodány třetím subjektům a budou využívány pouze v souladu s platnou legislativou. Charita Bohumín nepředává osobní údaje třetím osobám do zahraničí.

Jak dlouho můžeme Vaše osobní údaje uchovávat:

Vaše osobní údaje jsou uchovávány vždy po nezbytně nutnou dobu. Ta se může lišit podle tohto, za jakým účelem Vaše údaje zpracováváme; zda jsou zde stanoveny zákonné, případně smluvní lhůty donátorů. Obecně však lze říci, že lhůta u zájmců a klientů sociální služby činí alespoň 5 let po ukončení poskytování sociální služby.

V případě, že zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vámi uděleného souhlasu, budou tyto zpracovány do doby, než bude Vás souhlas odvolán, případně do doby, na jakou jste souhlas udělili.